A digitalizálás előnyei

Napjainkban a digitalizálás egy vállalkozás működésének kiemelt fontosságú alappillérévé vált. Sokak számára ez az állítás talán nehezen hihető, hiszen többen mai napig a papír alapú dokumentumokat részesítik előnyben az számítógépeken, adathordozókon tároltak helyett.

Valójában azon túl, hogy a papír alapú dokumentumok idővel sérülhetnek, tárolásuk helyigényes, rendszerezésük, áttekinthetőségük időigényes, a cégnek sok pénzbe is kerülnek. A környezettudatosságról nem is beszélve.

Cége versenyképessége nagy mértékben múlik a dokumentumok megfelelő rendszerezésén is. Talán bele sem gondolunk abba milyen komoly következménye lehet, ha egy fontos szerződés elkeveredik.
Például egy kiemelt ügyfél nem kap időben választ kérdésére, mert a megfelelő információkat túlságosan időigényes megtalálni. Ennek következtében bizalma megrendülhet, és megfontolja annak lehetőségét, hogy egy konkurens céggel szerződjön.

Bizonyára mindenki számára ismerős a szituáció, amikor egy fontos dokumentumot kell időre megkeresni, ám annak ellenére, hogy pontosan emlékszünk, hová tettük, az még sincs sehol. A munkaidő több mint 10-20-30 perce elmegy a kereséssel, miközben megkérdezünk egy kollégát, emlékszik-e, hol van a keresett papír? Az esetek többségében nemleges válasz érkezik, de segítőkész kollégánk maga is beszáll a keresésbe. Így már két dolgozó tölti a munkaidejét azzal, hogy azt a rendkívül égető dokumentumot felkutassa.
Azonban nem csak a munkaidő kiesése okozhat veszteséget egy cég számára, hanem egy ellenőrzés során elkeveredett dokumentum, mely felmutatása nélkül súlyos pénzbüntetés terhelheti vállalkozásunk számláját.

Felmérések igazolják, hogy egy átlagos vállalatot éves szinten több millió forint veszteség ér amiatt, hogy alkalmazottjai nem létező dokumentumokat próbálnak felkutatni, vagy létező iratokat nem találnak, így elkészítik, és/vagy újból kinyomtatják.
A BAE Systems egyik felmérése százalékos arányban tárja elénk az adatokat, melyek igazolják, hogy egy cég munkatársainak 80%-a átlagosan fél órát tölt információ felkutatással, több mint 50%-a pedig napi több órát pazarol arra, hogy egy másik kolléga munkáját ismétli.

A Coopers & Lybrand kimutatásai alapján konkrét képet kaphatunk arról, hogy a digitalizálás még mindig nem érte el a megfelelő szintet, hiszen az átlag cégek esetében az iratok 90%-a még mindig kizárólag papír alapon létezik. Ez a tény pedig rendkívül kiszolgáltatottá teszi őket egy váratlan káresemény következtében, például tűzeset, vagy beázás során.

A vállalkozások dokumentumainak digitalizálásával tehát láthatóan tömérdek időt, pénzt, és energiát takaríthatunk meg, nem beszélve arról a rengeteg idegeskedésről amivel a papír alapú dokumentumok keresése jár.
Az iratok beszkennelésével lehetővé válik hogy a keresett dokumentumokat gyorsan megtaláljuk, és átolvashassuk akár táblagépünkön, vagy telefonunkon, így rengeteg értékes időt sóporhatunk meg.

A digitalizálás követően az elektronikus dokumentumhoz még több információt rendelhetünk hozzá, ezzel szélesítve a keresés lehetőségeit. A szkennelt fájlok adatai közt programok szűrőinek segítségével hatékonyabban és gyorsabban megtalálhatjuk a szükséges információkat, és könnyebben megoszthatjuk őket ügyfeleinkkel, kollégáinkkal, mint a papír alapú dokumentumok esetén.

Cége válogatja, melyek a legfontosabb okiratok, ám egy dolog közös; ezeket az iratokat a legrövidebb időn belül elérhetővé kell tenni, rendelkezésre kell tudni bocsájtani, hiszen vállalkozásunk jövője is múlhat rajta.

A digitalizált dokumentumok biztonságos, és helyes tárolása szintén egy fontos témakör, hiszen nem mindegy ki fér hozzá adatainkhoz. Erre is szükséges kellő figyelmet fordítanunk!

Amennyiben szeretné dokumentumait digitális formában tárolni segítünk! Forduljon irodánkhoz papír alapú dokumentumainak digitalizálásához!