Amit a házipénztár vezetésének szabályairól tudni kell
Minden cég (ahol van kimenő- vagy bejövő készpénzforgalom) köteles a házipénztárt érintő bevételekről és kiadásokról nyilvántartást vezetni – mégpedig naprakészen.
A naprakész nyilvántartás azt jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket, kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell nyilvántartani, a pénzmozgásokat pedig a felmerülésük sorrendjében kell rögzíteni.
A naprakészségre valóban nagy figyelmet kell fordítani, vagyis egy ma kiállított készpénzes számla kiegyenlítését még a mai napon rögzíteni kell a házipénztárba! Egy esetleges NAV ellenőrzés során be kell tudni mutatni a házipénztárról vezetett nyilvántartást, időszaki pénztárjelentést.
Pénztárjelentés
A házipénztárt érintő bevételeket/kiadásokat egy úgynevezett pénztárjelentésen kell vezetni, ami – sokaknak rossz hír -, de nem valósítható meg egy Excel táblázattal, hiszen ez nem felel meg a pénztárjelentés sorszámozási előírásának.
Nézzük akkor a gyakorlatot! 2 lehetőségünk is adódik a házipénztár kezelésére:
- kézzel: pénztárjelentés nyomtatvány, valamint bevételi- kiadási pénztárbizonylat nyomtatvány megvásárlásával és kézzel való kitöltésével;
- számítógéppel: erre a célra alkalmas házipénztár programmal.
A pénztári nyilvántartás egyben megfelel a könyvelési analitikának is. Ez, illetve az egyedi bevételi és kiadási bizonylatok képezik a főkönyvi könyvelés alapját.
A házipénztár zárása
A házipénztárt naponta, hetente vagy kisebb forgalom esetén havonta le kell zárni, mivel csak így lehet eleget tenni a számviteli törvény előírásainak. Lezáráskor a pénztárkönyvet a pénzkezelőnek alá kell írnia, és a könyv szerinti záró készpénzkészletet meg kell állapítania.
Amennyiben a gazdálkodó szervnek több pénztára van, értelemszerűen minden pénztárba meghatározott időközönként pénztári zárlatot kell készíteni.
Az analitikus és főkönyvi könyvelés során keletkező esetleges eltérések egyeztetése a könyvelő és a pénzkezelő közös feladata.
A készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.
A kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.
Használható nyomtatvány lehet: B. 15-46
